ДРАФТ Чек-лист документов для модного бренда: от регистрации до ВЭД (KA1.4.7)

DocKA — набор документов Альянса × Beinopen для управления бизнес-процессами в индустрии моды

Когда мы работаем с брендами на стадиях XS и S, почти всегда всплывает одна и та же проблема: основатель шьёт классные вещи, но не знает, какие документы ему нужны «по-взрослому». Особенно когда приходит первый универмаг, первый маркетплейс или первая партия ткани из Турции.

Мы собрали полный перечень документов, которые должен иметь модный бренд в России. Без воды, со ссылками на статьи ГК РФ и федеральные законы. Сохраните себе — пригодится.

Как пользоваться этим чек-листом

Не пытайтесь внедрить всё сразу. Двигайтесь по стадиям:

XS (до 12 млн ₽/год) — блоки 1, 2.1, 3.1, 4 (только товарный знак), 5, 6, 7 (базовый), 10. Этого достаточно, чтобы легально работать и продавать онлайн.

S (12–120 млн ₽/год) — добавляете блоки 2.2, 2.3, 3.2, 8, 9 (если есть импорт). На этой стадии вы уже работаете с универмагами, нанимаете подрядчиков, возможно, ввозите ткани или вывозите коллекции.

M (120–600 млн ₽/год) — полный комплект, включая 9 (ВЭД), расширенную сертификацию, лицензионные договоры, положение о коммерческой тайне.

1. Корпоративные документы (база для всех)

Без этого вообще нельзя работать. Если у вас ООО или ИП:

• Устав организации (для юрлиц) — ст. 52 ГК РФ
• Лист записи / свидетельство о регистрации (ОГРН/ОГРНИП) — ФЗ № 129-ФЗ
• Свидетельство о постановке на учёт в налоговой (ИНН) — ст. 83–84 НК РФ
• Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП — актуальная, не старше 30 дней (нужна для сделок и тендеров)
• Решение/протокол о назначении руководителя (для юрлиц) — ст. 40 ФЗ № 14-ФЗ «Об ООО»
• Приказ о вступлении в должность генерального директора
• Коды статистики (ОКВЭД) — подтверждение видов деятельности, Постановление Правительства РФ № 1137

Совет: держите выписку из ЕГРЮЛ свежей. Универмаги и маркетплейсы просят её при каждом новом договоре, и если документ старше месяца — вас заставят обновлять.

2. Договорная база

2.1 Базовые договоры (типовые формы)

Это ваш рабочий инструментарий. Держите шаблоны под рукой:

• Договор поставки товара — ст. 506–524 ГК РФ
• Договор купли-продажи — ст. 454–491 ГК РФ
• Договор аренды (офис / шоурум / склад / торговая площадь) — ст. 606–625 ГК РФ
• Договор оказания услуг (фотографы, стилисты, дизайнеры на аутсорсе) — ст. 779–783 ГК РФ
• Договор подряда (пошив, производство, печать) — ст. 702–729 ГК РФ
• Агентский договор (работа с агентами по продажам) — ст. 1005–1011 ГК РФ
• Договор хранения (склад, фулфилмент) — ст. 886–906 ГК РФ

2.2 Договоры для онлайн-продаж

• Публичная оферта / договор розничной купли-продажи — ст. 492–497 ГК РФ
• Договор с агрегатором / маркетплейсом — ст. 1005 ГК РФ
• Договор эквайринга — ФЗ № 161-ФЗ «О национальной платёжной системе»
• Договор с курьерской службой / службой доставки — ФЗ № 176-ФЗ «О почтовой связи», ФЗ № 87-ФЗ

2.3 Договоры для офлайн-продаж

• Договор аренды торгового места — ст. 606 ГК РФ
• Договор франчайзинга (коммерческой концессии) — ст. 1027–1040 ГК РФ (если работаете по франшизе)

3. Трудовые и кадровые документы

3.1 Обязательные для всех работодателей

Даже если у вас один сотрудник — это обязательно:

• Трудовые договоры с сотрудниками — ст. 56–57 ТК РФ
• Штатное расписание — ст. 57 ТК РФ
• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — ст. 189–190 ТК РФ
• Положение об оплате труда и премировании — ст. 135 ТК РФ
• Положение о персональных данных работников — ФЗ № 152-ФЗ
• Трудовые книжки / сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) — ст. 66, 66.1 ТК РФ
• Приказы по личному составу (приём, увольнение, отпуск) — ст. 68, 84.1 ТК РФ
• Журналы инструктажей по охране труда — ст. 212 ТК РФ
• Положение о коммерческой тайне (если есть NDA) — ФЗ № 98-ФЗ

3.2 При работе с самозанятыми и ИП

Важно: это НЕ трудовые отношения. Если вы оформите дизайнера как самозанятого, но он будет ходить в офис с 10 до 19 — налоговая это увидит и переквалифицирует.

• Договор ГПХ / договор оказания услуг — ст. 779 ГК РФ
• Акты выполненных работ + чек от самозанятого — ФЗ № 422-ФЗ

4. Интеллектуальная собственность

Это то, на чём бренды теряют деньги чаще всего. Зарегистрировали название, а потом оказалось, что оно уже чьё-то. Или дизайнер нарисовал принт, а права не передал.

• Свидетельство о регистрации товарного знака — ст. 1477–1515 ГК РФ
• Договор об отчуждении исключительного права на товарный знак — ст. 1488 ГК РФ
• Лицензионный договор на использование товарного знака — ст. 1489 ГК РФ
• Договор авторского заказа (дизайн коллекций, логотип, принты) — ст. 1288 ГК РФ
• Договор об отчуждении исключительного права на произведения дизайна — ст. 1285 ГК РФ
• Положение о служебных произведениях (если дизайнеры в штате) — ст. 1295 ГК РФ
• Соглашение о конфиденциальности (NDA) с подрядчиками и партнёрами — ст. 1465–1467 ГК РФ, ФЗ № 98-ФЗ

Совет: если у вас дизайнер в штате — обязательно подпишите положение о служебных произведениях. Иначе всё, что он нарисовал, формально остаётся его собственностью.

5. Документы для продажи

• Публичная оферта интернет-магазина — ст. 435–437 ГК РФ, Постановление Правительства РФ № 2463
• Правила продажи товаров (для сайта и торговой точки) — Постановление Правительства РФ № 2463 от 31.12.2020
• Политика возврата и обмена товара — Закон РФ № 2300-1 «О защите прав потребителей», ст. 25–26.1
• Чеки и кассовые документы (при наличии ККТ) — ФЗ № 54-ФЗ
• Ценники на товар — Постановление Правительства РФ № 2463, ст. 10 Закона № 2300-1
• Товарные накладные (ТОРГ-12) / УПД — ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»

6. Сертификация и маркировка

Обязательно при наличии собственного производства или импорта.

• Декларация о соответствии (ДС) — ТР ТС 017/2011 «О безопасности продукции лёгкой промышленности» (одежда, обувь, аксессуары из кожи)
• Сертификат соответствия — для детской одежды обязателен; ТР ТС 007/2011
• Протоколы испытаний продукции в аккредитованной лаборатории — ФЗ № 184-ФЗ
• Маркировка товара (состав, уход, страна происхождения) — ТР ТС 017/2011, п. 4 ст. 10 Закона № 2300-1
• Документы системы «Честный знак» (обязательная маркировка) — Постановление Правительства РФ № 1956 от 31.12.2019:
  • Регистрация в ГИС МТ
  • Договор с оператором маркировки (ЦРПТ)
  • Описание товаров в системе (коды GTIN)
  • УПД с кодами маркировки

7. Документы по персональным данным

Если у вас есть сайт, форма подписки, база клиентов — вы уже работаете с ПДн.

• Политика обработки персональных данных — ФЗ № 152-ФЗ, ст. 18.1
• Согласие на обработку персональных данных — ст. 9 ФЗ № 152-ФЗ
• Согласие на распространение персональных данных — ст. 10.1 ФЗ № 152-ФЗ
• Согласие на передачу персональных данных — ст. 9 ФЗ № 152-ФЗ
• Cookie-политика — ФЗ № 149-ФЗ
• Уведомление в Роскомнадзор об обработке ПДн — ст. 22 ФЗ № 152-ФЗ
• Договор с хостинг-провайдером — ФЗ № 149-ФЗ
• Иные документы по защите ПДн, в зависимости от специфики работы

8. Документы по рекламе

С 2022 года за рекламу в интернете серьёзно штрафуют. Если вы работаете с блогерами или таргетологами — этот блок для вас.

• Договоры с рекламными агентствами / блогерами — ФЗ № 38-ФЗ «О рекламе»
• Маркировка рекламы в интернете — ст. 18.1 ФЗ № 38-ФЗ; Постановление Правительства РФ № 2210 от 25.05.2022
• Договор с ОРД (оператором рекламных данных) — Постановление Правительства РФ № 2181
• Согласие на использование изображения моделей / физических лиц — ст. 152.1 ГК РФ
• Согласие на получение рекламной рассылки — ст. 18 ФЗ № 38-ФЗ
• Правила проведения акций, конкурсов и лотерей — ФЗ № 244-ФЗ, ст. 437 ГК РФ
• Договор спонсорства — ст. 3 ФЗ № 38-ФЗ

9. Документы для ВЭД

При импорте / экспорте товаров, работе с иностранными партнёрами.

9.1 Таможенные документы

• Контракт ВЭД (внешнеэкономический договор) — ФЗ № 164-ФЗ
• Таможенная декларация (ДТ) — ТК ЕАЭС, ст. 105
• Паспорт сделки / регистрация контракта в банке — Инструкция ЦБ РФ № 181-И (при сумме от 3 млн руб. — учёт, от 6 млн руб. — регистрация)
• Инвойс (коммерческий счёт) — обязателен для таможни
• Упаковочный лист (Packing List)
• Коносамент / CMR / авианакладная (AWB) — в зависимости от вида транспорта
• Сертификат происхождения (форма СТ-1, Form A, EUR.1) — для применения тарифных преференций
• Лицензии и разрешения на ввоз (при необходимости) — Постановление Правительства РФ № 715

9.2 Валютный контроль

• Справка о валютных операциях — Инструкция ЦБ РФ № 181-И
• Документы подтверждения (акты, накладные) — ФЗ № 173-ФЗ
• Договор репатриации валютной выручки — ст. 19 ФЗ № 173-ФЗ

9.3 При работе с ЕАЭС

• Статистическая форма учёта перемещения товаров — Постановление Правительства РФ № 891
• Заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов — Протокол к Договору о ЕАЭС
• Декларация соответствия ТР ТС (единая для стран ЕАЭС)

9.4 При наличии иностранных контрагентов

• Апостиль или легализация документов иностранного юрлица
• Нотариально заверенный перевод учредительных документов контрагента

10. Финансовые и налоговые документы

• Учётная политика организации — ст. 8 ФЗ № 402-ФЗ
• Договор с банком на РКО
• Договор эквайринга — ФЗ № 161-ФЗ
• Первичные учётные документы (УПД, ТОРГ-12, счета-фактуры) — ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ
• Кассовая книга — Указание ЦБ РФ № 3210-У
• Авансовые отчёты
• Налоговые декларации (НДС, налог на прибыль / УСН) — НК РФ
• Договор с аутсорсинговой бухгалтерией (если применимо) — ст. 779 ГК РФ

Как это использовать на практике

Шаг 1. Определите стадию вашего бренда (XS / S / M) и посмотрите, какие блоки вам актуальны.

Шаг 2. Пройдитесь по чек-листу и отметьте, что у вас уже есть, а что нужно оформить.

Шаг 3. Начните с критичного: товарный знак, договоры с ключевыми подрядчиками, сертификация (если есть своё производство или импорт).

Шаг 4. Шаблоны договоров и документов из этого чек-листа вы найдёте в закрытом разделе Альянса — для резидентов они доступны в формате, готовом к использованию.

Что дальше

Этот чек-лист — часть DocKA, набора документов Альянса × Beinopen для управления бизнес-процессами в индустрии моды. Мы собирали его на основе реальных кейсов брендов, которые прошли путь от XS до M.

Если вы резидент Альянса — помимо шаблонов документов вы увидите кейсы и можете получить консультации юристов, которые специализируются на модной индустрии.

Если ещё не с нами — подать заявку на вступление.

Документ подготовлен в рамках методологии Альянса. Обновляется по мере изменения законодательства. Последняя редакция — июнь 2026.

Нашли ошибку или хотите дополнить? Напишите в Альянс — добавим в следующую версию.